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Vote par correspondance

Le vote par correspondance est l’un des modes de vote possible pour les élections professionnelles. Il peut prendre différentes formes de vote, dès l’instant où le secret du vote est assuré : vote traditionnel avec bulletins et enveloppes, vote avec traitement par lecture optique ou encore vote électronique. En revanche, le vote par procuration n’est pas autorisé.


Quel vote par correspondance ?

Le vote par correspondance, pour être utilisé lors des élections professionnelles,doit être prévu dans le protocole d’accord préélectoral. Son recours peut prendre plusieurs formes :

  • limité aux absents : le vote par correspondance ne s’applique qu’aux absents le jour du scrutin,
  • généralisé : le vote par correspondance est le seul mode de vote pour l’ensemble des salariés,
  • doublé : le vote par correspondance est proposé à tous les salariés et ces derniers ont également la possibilité de voter physiquement (ou électroniquement, si ce mode est prévu).

Le vote par correspondance limité aux absents

Il ne s’applique qu’aux salariés absents le jour du scrutin. Si les effectifs sont importants, c’est le vote par correspondance le plus difficile à gérer. En effet, il faut actualiser les absences pour réaliser les envois dans de bonnes conditions… et ne pas tenter de répliquer les absents du 1er tour sur le 2nd tour. Et c’est d’autant plus délicat à gérer qu’il y a davantage de périmètres et de collèges ! 

Ce vote par correspondance limité aux absents ne peut être refusé lors de la négociation du protocole sauf pour certaines branches professionnelles qui prévoient que les élections des représentants du personnel ont lieu uniquement en vote par correspondance.

Le vote par correspondance généralisé

Il présente de nombreux avantages car la totalité des salariés reçoit le matériel de vote. Aucun salarié ne risque d’être oublié dès que les listes électorales ont été validées. Dans le cas de plusieurs sites, il est facile, si la direction manque de personnel, de centraliser le retour des votes par correspondance. Il limite le matériel et les espaces dédiés au vote ainsi que le temps pris par les salariés sur le lieu de travail pour voter. Attention, un salarié peut voter par correspondance sur son lieu de travail durant les heures de services.

Pour recourir au vote par correspondance généralisé, sauf accord de branche, il faut que cela soit justifié. Cela peut être la volonté commune des organisations syndicales et de l’employeur mais surtout des motifs qui justifient la bonne organisation des élections : horaires décalés des salariés, quasi-totalité des salariés travaillant hors de l’entreprise, personnel insuffisant pour assurer la tenue des bureaux de vote si ces derniers sont nombreux…

Le vote par correspondance doublé

Certains grands comptes l’utilisent pour éviter toutes réclamations des électeurs. Même dans le cas où un électeur n’aurait pas reçu son matériel pour voter par correspondance (défaut d’adresse ou problème d’acheminement du courrier), il dispose du vote physique (ou électronique) pour voter.

C’est de loin le mode de vote par correspondance le plus onéreux puisque le matériel de vote est doublé. De plus, le nombre d’heures de tenue du bureau de vote est augmenté puisque les votes par correspondance ne peuvent être enregistrés qu’après la clôture physique du scrutin et que l’amplitude d’ouverture du bureau doit être suffisante pour permettre ce dernier.

Documents pour le vote par correspondance

La première chose à faire en cas de vote par correspondance est de se rapprocher de la poste pour obtenir une boîte postale et, dans le cas de retour au moyen de Lettre T, d’un numéro d’autorisation. Ces formalités prennent de quelques jours à plusieurs semaines.

Notre conseil : en cas de vote par correspondance, il est préférable de prévoir un délai plus long entre les deux tours que celui prévu par la loi pour permettre la préparation du vote par correspondance, son acheminement et le retour des votes. Un minimum de 3 semaines est tout à fait justifié. Aucun tribunal n’a annulé une élection pour le dépassement de ce délai légal ! En revanche l’annulation d’élections a été prononcée lorsque les salariés ne disposaient pas du temps de réflexion nécessaire. Un délai de 7 jours semble correct.

Les documents à adresser aux électeurs pour le vote par correspondance peuvent varier d’un protocole d’accord préélectoral à l’autre. Cependant, certaines constantes se retrouvent :

  • Une note explicative de vote expliquant aux électeurs comment procéder et dans quels délais
  • Le matériel de vote proprement dit : bulletins et enveloppes de vote pour chaque élection (titulaires, suppléants) et chaque IRP (CE, DP ou DUP)
  • Une enveloppe d’émargement ou d’identification, en fonction du protocole d’accord préélectoral, pour chaque institution où il y a des représentants à élire
  • Une enveloppe de retour (qui peut être commune aux DP et CE ou deux enveloppes de retour si des boîtes postales distinctes ont été ouvertes pour chaque IRP)
  • éventuellement les tracts ou professions de foi des candidats

Les tâches à accomplir sont nombreuses pour l'envoi du matériel de vote par correspondance. L'impression des bulletins de vote, des notes explicatives, des professions de foi ainsi que tous les assemblages à préparer pour une mise sous pli correcte... ELEXION vous propose en ligne toutes les enveloppes et pochettes utilisées pour le vote par correspondance. Pas moins de 22 modèles vous sont proposés en impression standard, incluant pour certains les coordonnées des électeurs. Cela vous évitera l'apposition de nombreuses étiquettes sur les enveloppes d'identification ou d'émargement, les enveloppes de retour et les pochettes d'expédition.

Notre conseil : L'une des principales causes de non distribution des pochettes de vote par correspondance vient du fait que l'adresse du salarié n'est plus d'actualité. Un rappel adressé à tous les salariés avec leur bulletin de paie deux ou trois mois avant l’échéance évite de nombreux retours des pochettes de vote par correspondance. L’employeur, responsable de l’organisation des élections, ne pourra être mis en cause si le salarié ne lui a pas communiqué sa nouvelle adresse.

Vous êtes une grosse entreprise ou possédez de nombreux sites répartis sur la France et devez organiser les élections professionnelles par correspondance ? Avez-vous envisagé d'externaliser la préparation matérielle de vos élections ? Le savoir-faire de la sarl APME en organisation des élections est reconnu. Elle est spécialisée sur la préparation matérielle des élections professionnelles avec vote par correspondance traditionnel (bulletins + enveloppes de vote). Toutes ses prestations sont modulaires et modulables pour "coller" à vos besoins réels. Elle travaille en collaboration avec des établissements du secteur protégé (unités bénéficiaires Agefiph).


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