La préparation matérielle des élections professionnelles peut se décomposer en trois domaines distincts : le premier concerne les affichages, les locaux et les équipements destinés au vote. Le second couvre l’ensemble du matériel destiné spécifiquement aux élections tandis que le troisième représente les moyens humains dédiés à la préparation matérielle et au déroulement des élections.
C'est pourquoi l'établissement et le suivi assidu d'un planning pour la préparation matérielle des élections professionnelles s'avère indispensable. Il devra être établi avec des délais suffisants, en incluant à chaque étape une marge de manoeuvre pour pallier les éventuelles difficultés rencontrées.
Equipements pour les élections professionnelles
Avant même la négociation du protocole d’accord préélectoral, il faut s’enquérir des moyens matériels nécessaires à la tenue des élections professionnelles. Cela semble évident, mais j’ai vécu le report d’élections professionnelles d’un gros client en raison de l’absence de panneaux d’affichage sur l’ensemble de son réseau !
Cette première étape de la préparation matérielle des élections professionnelles est aisée mais indispensable. Le contrôle des panneaux d’affichage ou de leur disponibilité et, éventuellement de leur mise en place, est facile à effectuer, de même que la vérification de la disponibilité des salles. Il faut également prévoir un lieu de stockage pour le matériel spécifique au vote et, dans le cas d’un vote par correspondance important ou généralisé, d’un local et du matériel adapté pour effectuer ces opérations au calme, en dehors des sollicitations habituelles.
Matériel de vote
Ce second volet de la préparation matérielle des élections professionnelles fait l’objet d’une page spéciale dédiée au matériel de vote. Nous aborderons ici les aspects organisationnels.
Une attention particulière devra être portée sur le choix du matériel de vote (enveloppes, bulletins, documents pour le vote par correspondance…). Avant la négociation du protocole d’accord préélectoral, il faut s’enquérir de sa disponibilité, voire de son existance. Trop de gens chargés des élections dépensent leur énergie pour tenter de trouver le mouton à cinq pattes validé dans le protocole !
Pour le matériel du(des) bureau(x) de vote, il devra être préparé, ou faire l’objet d’emprunt ou d’acquisition, suffisamment tôt. L’indisponibilité ou des délais de livraison plus longs que prévus peuvent remettre en cause la tenue des élections.
Pour réussir la préparation matérielle des élections, il convient de ne jamais travailler dans la précipitation et de contrôler chaque tâche, que ce soit à la réception de matériels ou de documents, après une impression ou une répartition. Il faut surtout éviter de globaliser les tâches et, au contraire, les réduire à leur plus simple expression. Cela multiplie les contrôles mais évite les erreurs, ou permet de les rectifier immédiatement et de limiter ainsi leur incidence.
Moyens humains
Si l’entreprise possède plusieurs sites, il convient de nommer sur chaque établissement un responsable en charge de la préparation des élections professionnelles. De nombreuses tâches sont à effectuer en amont du scrutin parmi lesquelles :
- la formation du personnel qui tiendra le bureau de vote,
- la rédaction et affichage des notes portées à la connaissance des salariés,
- la mise à jour et impression des listes électorales,
- la réception, la validation et l'affichage des listes de candidats,
- la préparation et la mise à disposition du matériel de vote
Le jour du scrutin, il convient de surveiller :
- le bon déroulement du scrutin,
- la régularité des opérations lors du dépouillement,
- la proclamation des résultats et leur enregistrement sur l'imprimé Cerfa,
- et de procéder à l'affichage de ces derniers
Voir la fin du dossier : Le vote par correspondance
